在我们的办公过程中，我们会产生大量的文件资料，虽然现在正在流程无纸化办公，但是纸质文件依旧是占据主导地位，纸质一般都是采用木材制作的，造纸的原料大部分为木材，把木材制成纸浆、经过漂白、洗涤、染色等程序，再加上其他原料如棉质纤维和矿物质、色料等，依漂染洗涤方法的不同，纸浆又可分为化学纸浆及机械纸浆，前者为制造品质优良的纸张，后者为制造平价的纸张，像我们办公室中最常见的就是A4纸。

纸张的运用也是有技巧的，新闻纸纸质松软脆弱，但对油墨吸收能力很强，色泽微黄或带灰，适宜高速印刷，是一种廉价的纸张适用于报纸、低档杂志等，书纸纸质较新闻纸优良，适合半色调的网版和单色网版印刷。适用于书刊、杂志、说明书等，粉纸在其表面或两面加上一层粘土或矿物性粉末，经加压而成，表面极其平滑及有光泽，特种纸为一般书籍、杂志刊物作封面的纸张，特性是较厚、耐用及容易屈摺的，颜色及花纹均有很多种类的变化。

纸我们生活中经常用到的，特别是一些工作单位，这是不可缺少的，打印的时候应该根据自己内容的需求选择纸张，纸质文件文档的优势非常明显，以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、 电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿，纸张是中国古代四大发明之一，纸质档案最先产生在中国，在中国纸质文件有着悠久的历史，现在虽然科技发达，但是纸质档案在世界各国档案馆的总藏中仍占主要地位。

中国造纸技术源远流长，纸质保存方面也留下了丰富经验，防老化，防潮、防虫、防洇方面都有各种技术流传下来，现在我们在办公过程中采用纸质文件也是因为纸张文件的优势，但是当文件资料不断累积的时候，会有越来越多的文件在仓库中堆积，文件销毁是文件管理中的重要一步，文件销毁可以帮助到我们减轻压力，文件销毁主要是销毁没有价值的文件，把没有价值的文件销毁处理，那么我们就有更多的时候去做其他的工作了。